دراسة: 5 خطوات تساعد الموظفين على زيادة الإنتاجية

آخر تحديث: الثلاثاء 22 سبتمبر 2020 - 9:18 م بتوقيت القاهرة

إسماعيل ابراهيم

إذا كنت مثل معظم الموظفين في المكاتب، فإنك في الأغلب يمر عليك بعض الأوقات التي تنحرف بها عن العمل الشاق والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني، وتلتفت إلى محادثات الزملاء والغداء والمهام الأخرى، التي لا تساهم بالضرورة في العمل الذي تم تعيينك للقيام به.

وفي الواقع لا يقوم أغلب الموظفين بقضاء أكثر من 40٪ فقط من يوم عملهم في مهامهم الأساسية، وهذا يساوي ما يزيد قليلاً عن ثلاث ساعات من عمل مدته ثماني ساعات، وفقًا لدراسة نقلتها موقع "سي إن بي سي" الأمريكي.

وقد تذهب الخمس ساعات الأخرى في تصفح البريد الإلكتروني والسوشيال ميديا، وعدد من الأنشطة الأخرى، التي قد تكون لها علاقة بالعمل أو لا.

وعلى الرغم من مثل هذه الأحداث التي تستغرق وقتًا طويلاً والأنشطة غير المخطط لها، هناك دائمًا شخص واحد في المكتب يتمكن من القيام بذلك بشكل متميز ولا يضطر أبدا للبقاء في العمل لفترة أطول لأنه يقوم بالأنشطة التي تحتويها قائمة معامع اليومية.

ولمعرفة كيف يمكنك القيام بكل تلك المهام على أكمل وجه، يوضح روبرت سي بوزين، وهو محاضر أول في كلية إم آي تي سلون للإدارة في الولايات المتحدة، استبيانًا طلب من المحترفين من الموظفين تقييم إنتاجيتهم الشخصية.

وأجرى بوزين استبيانا لما يقرب من 20 ألف شخصًا عبر 6 قارات، وكان أكثر من نصف المستجيبين يقيمون في أمريكا الشمالية، ومن إجاباتهم حدد بوزين أنماطًا واضحة لأفعالهم التي تمكنهم من التميز.

ويقول بوزين "العمل لساعات أطول لا يعني بالضرورة زيادة الإنتاجية الشخصية، العمل بذكاء هو المفتاح لتحقيق المزيد من أولوياتك القصوى كل يوم".

ويميل المحترفون ذوو أعلى درجات الإنتاجية إلى أن يكونوا أفضل في تخطيط عملهم بناءً على أولوياتهم القصوى، وقد طوروا تقنيات لإدارة حجم كبير من المعلومات، وقد فهموا احتياجات زملائهم.

وللوصول إلى تلك المرحلة المميزة قم بإجراء هذه التغييرات الخمسة البسيطة على روتين المكتب الخاص بك:
- راجع جدولك اليومي في الليلة السابقة؛ للتأكيد على أولوياتك بجانب كل موعد في التقويم الخاص بك، وقم بتدوين أهدافك.
- قبل كتابة أي شيء طويل، قم بتكوين مخطط تفصيلي بترتيب منطقي لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح.
- تحقق من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك ومواقع التواصل والبريد الإلكتروني مرة واحدة في الساعة، بدلاً من كل بضع دقائق.
- تخطي غالبية رسائلك من خلال النظر إلى الموضوع والمرسل، ورد على الفور فقط على الرسائل من الأشخاص المهمين بالنسبة لك.
- أرسل جدول أعمال مفصل لجميع المشاركين قبل أي اجتماع، حدد الاجتماعات بـ90 دقيقة على الأكثر، ولكن يفضل أقل، وقم بإنهاء كل اجتماع عن طريق تحديد الخطوات التالية والمسئولية عن تلك الخطوات.

قم بإجراء هذه التغييرات الخمسة البسيطة على روتين المكتب الخاص بك، وستكون قريبًا في صفوف أصحاب الإنتاجية العالية أيضًا.