مع تمدد فيروس كورونا وفرض كثير الدول إغلاق كلي وجزئي على حركة المواطنين والموظفين، لجأت الشركات الكبرى إلى عقد اجتماعات افتراضية عبر الإنترنت لتلعب التكنولوجيا الرقمية دورًا حاسمًا في دعم عمل أي شركة أو مؤسسة كبيرة.

ورغم توفر الاتصالات الجيدة والتقدم التكنولوجي، فقد تنشأ مضاعفات في عقد اجتماع جيد عبر الإنترنت، ويمكن أن يحدث ذلك لأسباب مختلفة، تتراوح من الصعوبات الفنية إلى مشاكل الاتصال إلى عدم وجود مناقشات هيكلية أو تنظيم مناسب.

لمساعدتك في عقد اجتماع عبر الإنترنت أكثر فعالية وكفاءة وإنتاجية مع زملائك نشر موقع "الهند تايمز"5 طرق لجعل حياتك العملية أفضل وأسهل.

تحقق من جميع أنظمتك مقدما:
من الأفضل دائمًا التحقق من جميع أنظمتك وأجهزتك (مثل الكاميرا والميكروفون وما إلى ذلك) مقدمًا، فيمكن أن يكون هناك صعوبات فنية مختلفة قد لا تكون على دراية بها حتى تظهر بين اجتماعك، واطلب من جميع المشاركين إعادة تشغيل أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم قبل نصف ساعة من الاجتماع لتجنب أي تباينات أثناء الاجتماع والتأكد من أنك وزملائك متزامنين وعلى نفس الصفحة.

كن لطيفًا:
على الرغم من أنك قد تعتقد أن الاجتماعات عبر الإنترنت تختلف عن الاجتماعات وجهًا لوجه، إلا أنك مخطئ تمامًا، فكونك في إطار افتراضي يجعلك أكثر ملحوظة، وهذا يتطلب منك أن تكون في جميع الأوقات لطيفا وودودا، فتأكد من تحية الناس ولديك موقف جذاب، وأن تحافظ على تأثير هادئ وقدم نفسك بنبرة ودية تجعلهم يستجيبون بطريقة مماثلة.

اصنع جدول أعمال واضح ومنظم:
لا تبدأ اجتماعًا دون خطة واضحة ومنظمة، لأنه من المفترض أن يعقد الاجتماع من أجل التوصل إلى نتيجة وتسهيل عملية صنع القرار، فإذا فشلت في توفير بنية أساسية وشرح واضح لعرضك التقديمي، فقد يتحول إلى كارثة ولن يكون إلا مضيعة لوقت الجميع، يجب ان تقوم بإعداد جدول أعمال وإرساله بالبريد إلى جميع المشاركين قبل الاجتماع بوقت كافٍ لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

*لا تخجل من الكاميرا:

الاتصال بالعين أمر لابد منه في أي شكل من أشكال الاجتماع، يجب ألا تبدو مشتتًا أو واعيًا أبدًا، حيث تكون المشاركة هي أيضًا ضرورة أساسية في جميع الاجتماعات عبر الإنترنت، وهو ما يحدد تفانيك والتزامك، وعليك أن تتأكد من وضع الكاميرا بزاوية جيدة ومواتية حيث يمكن لجميع المشاركين رؤيتك.

إفساح المجال للتفاعلات وردود الفعل:
في حين أن الاجتماع وجهًا لوجه قد يكون أكثر تفاعلية وأكثر عرضة لتعليقات أفضل، يجب عليك المشاركة مع كل مشارك والرجوع إليهم بأسمائهم لضمان استجاباتهم في المقابل، ويمكنك أيضًا إنشاء مساحات للدردشة العامة حيث يمكن للأشخاص الاستمرار في تغذية مراجعاتهم، والتي يمكنك البحث عنها لاحقًا.

اختتم بملاحظة واضحة:
تأكد من اختتام الاجتماع بملاحظة عالية، بينما سيتشتت انتباه الكثيرين أو سيهتمون قليلًا بالمناقشات خلال اجتماع عبر الإنترنت ، من المهم أن تقدم عرضًا واضحًا وملخصًا للاجتماع لجميع المشاركين في النهاية، وسوف يترك ذلك انطباعًا فعالًا ودائمًا عنك في أذهان زملائك.