مع إعلان منظمة الصحة العالمية فيروس كورونا المستجد وباء عالميا، أو قبل ذلك بقليل، اتخذت معظم الحكومات والشركات حول العالم العديد من الإجراءات الاحترازية للوقاية من الفيروس الغامض، وتفادى انتشار العدوى به، وعلى رأس تلك الإجراءات السماح للموظفين بالعمل من المنزل.

قد يبدو الأمر سهلا، أو من الممكن التأقلم عليه، لدى الموظفين الذى يباشرون أعمالهم التقليدية ولكن بطريقة مختلفة، وهى عن بعد وباستخدام التكنولوجيا الحديثة فقط، ولكن ماذا عن مدير العمل الذى يقود فريق كامل عن بعد، فاختلاف الشخصيات وتعدد المهام والأفراد فى منظومة العمل الوحد كلها أمور قد تجعل السيطرة وقيادة فريق عمل فى ظروف استثنائية أمرا صعبا.
ووفقا لموقع «تايمز أوف إينديا» فعلى المديرين العمل ببعض النصائح التى من شأنها تسهيل مهامهم الإدارية خلال العمل عن بعد..

1ــ التواصل هو المفتاح:
يمكن أن يكون الابتعاد الاجتماعى والعزلة أكبر عقبة تواجه فريق العمل الواحد الذى يعمل جميعه من أماكن متفرقة، ولأن الاتصال الفعال يعتمد على الكثير من العوامل أهمها أن نكون متاحين ومتواصلين خلال أوقات العمل الرسمية، ولأن كثيرا من المديرين يجدون أن يكون موظف غير متاح فى بعض الأحيان لتلقى الإرشادات أمر سيئ، فماذا عن المدير نفسه الذى يقود فريق كامل، وتقع عليه مسئوليات أكبر؟!... فمن الضرورى التواصل بشتى السبل من خلال الدردشات والاتصالات الهاتفية، وعقد الاجتماعات من خلال مكالمات الفيديو الجماعية، فوجود المدير دائما ما يحفز الموظفين، ويشعرهم بالدافعية تجاه العمل مع يعود بالنفعل على الإنتاج.

2 ــ ضع جدولا لإنجاز الأعمال:
تماما كما يتبع الجميع جدولا زمنيا لإنهاء الأعمال فى المكتب، من المهم أيضا أن يكون لديك جدول أعمال أثناء العمل من المنزل، ولكن عليك أن تعى أن مجرد وجود جدول زمنى وإكمال المهمة لا يكفى للتأكد من أن الفريق يؤدى وظيفته جيدا، فيحتاج المدير إلى مشاركة ملاحظاته بانتظام، وإلا كيف يعرف عضو الفريق، الذى يعمل عن بعد، ما هى المشكلات فى عمله، وما هو بالضبط الذى يحتاجه من أجل تحسين طريقة عمله.

3 ــ استمر فى تلقى تحديثات منتظمة:
واحدة من أفضل الطرق للتأكد من أن الفريق يسير على الطريق الصحيح من خلال إجراء تحديثات منتظمة، فإذا كان أعضاء الفريق يعملون على إنجاز هدف كبير قد يستغرق عدة أيام من العمل، فسيكون من الحكمة تقسيمه إلى أهداف أصغر موزعة على مدى الأيام حتى لا تكون هناك عقبات فى اللحظة الأخيرة، كما أن متابعة تقدم الفريق من خلال التحديث المنتظم يحفز الزملاء على الالتزام بالجدول الزمنى.

4 ــ كن مرنا بعض الشىء:
فى أثناء العمل من المنزل لا يمكن إدارة كل شىء بشكل دقيق، فقد يواجه أعضاء الفريق الآخرون الذين يعملون عن بعد تحديات مثل الاتصال والمشكلات الفنية وما إلى ذلك، مما قد يجعل من الصعب عليهم القيام بكل شىء مثلما يفعلون فى المكتب، وبالنظر إلى الوضع الحالى يمكن أن تتأثر إنتاجية الشخص، على الرغم من أن هذا لا يمكن أن يكون عذرا لعدم إنجاز المهمة، ولكن كونك قائد فريق فمن مسئوليتك أن تكون مرنا ومتعاطفا قليلا، وأكثر تقبلا للظروف التى قد تكون خارجة إرادة عضو الفريق، وهذا يجعل الموظف يشعر بأنك لست قاسيا وتدير بمعزل عن الظروف المحيطة، ما قد يجعله يحفظ لك هذا الجميل ليعوضه فى شكل إنتاجية أكبر ما يعود على العمل بالنفع.